Управление компанией — сложная работа,
а выбор технологий, отвечающих вашим
нуждам, — еще труднее. Вам как руководителю
предстоит оценить и сравнить множество из них:
от средств автоматизации и облачных хранилищ
до служб электронной почты. В этой электронной
книге рассматриваются основные технологии,
применяемые в пяти направлениях деятельности
компании: маркетинг, продажи, финансы, управление
персоналом и ИТ-администрирование. Здесь вы
найдете ответы от экспертов на важнейшие вопросы,
которые следует задать поставщику перед внедрением
технологий и которые помогут вам сделать
оптимальный выбор.
Ознакомьтесь с этим руководством, чтобы получить
всю необходимую информацию о технологиях
и инструментах, которые надолго обеспечат
успешное развитие вашей компании.
Маркетинг
Прошли времена, когда маркетинговые
мероприятия проводились вручную и занимали
много времени, а доступ к данным о клиентах
был ограничен. Однообразные задачи плохо
сказываются на продуктивности маркетингового
отдела, и недостаток контроля снижает
результативность рекламных кампаний.
Без эффективных и четких методов
сбора и анализа информации о клиентах
маркетинговые специалисты не смогут
выявлять тенденции, проводить целевые
программы и помогать компании достигать
положительных результатов.
Решить эти задачи призвано программное
обеспечение для автоматизации
маркетинга. Это неотъемлемый элемент
эффективной маркетинговой стратегии,
который позволяет организовывать,
оценивать и, конечно же, автоматизировать
текущие задачи, данные и рабочие процессы
маркетингового отдела для проведения
успешной рекламной кампании.
Предложите своим сотрудникам единую
платформу для выполнения долгосрочных
задач, и их продуктивность вырастет в разы,
затраты снизятся, а вы сможете легко
отслеживать результаты и планировать стратегии
и кампании на будущее. Без этого ваш отдел
маркетинга будет просто блуждать в потемках.
Программное обеспечение для
автоматизации маркетинга может
упростить маркетологам выполнение
указанных ниже процессов,
выполняемых вручную.
• Сегментация клиентов. Клиентов
можно классифицировать в зависимости
от перспективы дальнейшего
сотрудничества. Распределение
перспективных клиентов на группы по
демографическим, профессиональным
или поведенческим данным позволяет
правильно оценивать целесообразность
маркетинговых мероприятий.
• Плановая рассылка сообщений
электронной почты. Можно
отправлять персональные сообщения
группам потенциальных клиентов
и автоматические ответные сообщения
после того, как пользователи заполнят
форму или скачают контент.
• «Взращивание» потенциальных
клиентов. Вы можете отслеживать
действия потенциальных клиентов
в социальных сетях, на своем сайте или
в ответ на рекламную рассылку на всех
этапах маркетинговой воронки.
• Публикации в социальных сетях. На
отдельных этапах рекламной кампании
можно использовать автоматические
задачи и оповещения, чтобы максимально
эффективно обращаться к аудитории. Эта
стратегия также подходит для плановой
публикации контента в социальных
сетях и обмена информацией во всех
платформах, что поможет сэкономить время
и расширить охват подписчиков и клиентов.
Используйте инструменты
автоматизации для привлечения
потенциальных клиентов
Маркетинг
Справочник по технологиям для руководителей 6
Следует четко представлять себе
цели. Наметьте самые реальные
цели, например повышение качества
потенциальных клиентов или
увеличение прибыли, и сверяйте с ними
свои показатели.
Не следует ожидать, что платформа
станет генератором контента. Конечно,
система автоматизации маркетинга
избавит вас от ряда утомительных задач,
но она не сможет создавать содержимое
за вас. Организуйте рабочую группу
по разработке контента, а платформа
обеспечит его доставку нужным людям.
Следует пользоваться системными
уведомлениями, чтобы оперативно
взаимодействовать с потенциальными
клиентами. Даже если ваши клиенты
просто изучают информацию на
вашем сайте, вы сможете привлечь их
внимание с помощью актуальной для них
информации.
Не следует рассылать потенциальным
клиентам спам с нерелевантной
информацией. Ограничьте число
нежелательных сообщений и убедитесь,
что рассылаемые сообщения или
предложения соответствуют интересам
и нуждам адресата.
Следует пользоваться средствами
автоматизации маркетинга для
классификации и группировки
потенциальных клиентов по уровням
активности. Это позволит вам
повысить эффективность таргетинга
и сегментации и оценить, насколько
клиент соответствует специфике вашей
компании.
Не следует забывать регулярно
корректировать сегментации, правила
автоматизации и другие действия по
мере совершенствования маркетинговых
мер и изменения маркетинговых
целевых показателей вашей компании.
Максимальной эффективности
можно достичь только путем оценки
и корректировки.
Определившись с необходимостью
внедрения программного обеспечения
для автоматизации маркетинга,
необходимо выбрать оптимальные
способы его использования на всех
уровнях организации. Однако перед этим
оцените приведенные ниже советы
и рекомендации, которые позволят
вам упростить переход на новое ПО
и достичь отличных результатов.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Что следует и чего не следует делать
в автоматизации маркетинга
Маркетинг
Справочник по технологиям для руководителей 7
Даже если вы используете лучшие методы выхода
на свою аудиторию, в них нет смысла, если вы не
знаете, для чего ей нужны ваш продукт или услуга.
При проведении рекламных кампаний грамотные
маркетологи руководствуются далеко не только чутьем.
Доступ к большим данным — важнейшее преимущество
цифровой среды, позволяющее маркетологам
пользоваться информацией о клиентах, получаемой из
онлайн-продаж, показателей переходов по объявлениям,
использования социальных сетей и мобильных
устройств. Все эти данные хранятся в CRM-системах и при
правильном использовании помогут понять желания
и нужды клиентов. А для этого вам нужны передовые
технологии.
Как аналитика данных помогает понять
нужды клиентов
Данные о клиентах могут принести компаниям
неоценимую пользу, а именно:
• Улучшение взаимодействия с клиентами. Какой
способ связи предпочитают ваши клиенты?
• Повышение доли удержания и степени
лояльности клиентов. Как сделать так, чтобы
клиенты приходили снова и снова?
• Проведение кампаний, основанных на данных.
Какие измерения и оценки позволяют определить
оптимальные маркетинговые расходы по каналам?
Маркетинг Справочник по технологиям для руководителей
8
Однако одних лишь данных недостаточно.
Именно интеллектуальные средства аналитики
обеспечивают максимальную эффективность
маркетинговых инвестиций и помогают
сотрудникам больше узнать о своих существующих
и потенциальных клиентах. Маркетологи,
вооруженные инструментами, принимают
взвешенные, разумные решения, которые
позволят ускорить развитие вашей компании.
Инструменты бизнес-аналитики анализируют
информацию, чтобы выявлять подробные сведения,
а также модели и тенденции поведения клиентов.
Маркетологи могут использовать эти инструменты
для адресного обращения к целевой аудитории
и разработки кампаний, которые способствуют
получению максимальной прибыли. Для получения
преимуществ от бизнес-аналитики не обязательно
быть технически подкованным. Любой сотрудник
маркетингового отдела может самостоятельно
анализировать данные, создавать автоматические
отчеты и предоставлять общий доступ к панелям
мониторинга с ценными результатами.
Инструменты бизнес-аналитики могут
повысить эффективность вашей цифровой
маркетинговой стратегии, обеспечив
маркетологам указанные ниже возможности. • Получение целостной картины показателей в реальном времени на интерактивной
панели мониторинга.
• Выявление тенденций, настроений и моделей
поведения клиентов.
• Сравнение расходов и показателей
рентабельности инвестиций в различных
сегментах, кампаниях и каналах.
• Насыщенная интерактивная визуализация
данных для анализа и предоставление
доступа к этой информации другим
сотрудникам организации.
Справочник по технологиям для руководителей 9
По-настоящему мобильная маркетинговая команда не просто работает
за пределами офиса: она может легко и эффективно выполнять задачи
независимо от своего местонахождения. Эти люди в постоянном движении —
от торговых выставок и конференций до встреч с клиентами или совещаний.
Мобильность — залог их успеха.
Эффективная стратегия мобильности требует учитывать указанные
ниже аспекты.
1. Устройства. Предоставьте своим маркетологам устройства, с помощью
которых они смогут работать где угодно.
2. Приложения + облако. Вкладывайте средства в мобильные приложения
и облачные технологии, которые будут использоваться как вашими
маркетологами, так и внешними партнерами и клиентами.
3. Сеть. Обеспечьте высокую производительность сети, которая обеспечит
беспрепятственную и эффективную работу в удаленном режиме.
4. Политики. Разработайте гибкую рабочую политику, которая позволит
сотрудникам при необходимости работать вне офиса.
Маркетинг
Расширение границ для маркетинга
Маркетинг Справочник по технологиям для руководителей 10
Самый важный инструмент, который понадобится вашей команде
маркетологов, — это облачная технология обмена файлами. Грамотный
маркетолог просто не сможет без нее обойтись. Сегодня облачные сервисы
упрощают работу маркетингового отдела как никогда: его сотрудники могут
сосредоточиться на своих клиентах и выполнять задачи эффективнее, а также
работать удаленно, что обеспечивает непрерывность бизнес-процессов.
Обмен файлами через облако создает атмосферу взаимодействия
и сотрудничества. Вооружите свой маркетинговый отдел
инструментами, которые обеспечат следующие преимущества:
Безопасный доступ к файлам
в реальном времени
Возможность обмена файлами
с внешними партнерами
Ускоренное выполнение задач
Простая совместная работа
над документами
Возможность лучше
соответствовать нуждам
клиентов
Доступ практически откуда
угодно
Работа с различными
версиями документов
и файлов
Справочник по технологиям для руководителей 11
Веб-трансляции —
превосходный инструмент
для продвижения бренда
и демонстрации продуктов
Технология веб-трансляций позволяет
маркетологам с помощью видео рассказать
о своей компании, предоставляя существующим
и потенциальным клиентам больше
информации и взаимодействуя с ними через
презентации.
ЧЕТЫРЕ ПРЕИМУЩЕСТВА ТЕХНОЛОГИИ
ВЕБ-ТРАНСЛЯЦИИ
1. Подробная информации об участниках
веб-трансляций и аудитории доступна
еще до начала сеанса.
2. Интеграция с социальными сетями
позволяет оценивать реакцию аудитории
в реальном времени.
3. Веб-трансляцию можно записывать, что
позволяет пользователям впоследствии
воспроизводить, приостанавливать
и перематывать ее.
4. Вы можете повторно связаться
с потенциальными клиентами после веб-
трансляции для начала сотрудничества.
СОВЕТ ДЛЯ
СПЕЦИАЛИСТОВ:
ТРАНСЛЯЦИЯ
СОБРАНИЙ SKYPE
При выборе решения для
проведения веб-трансляций следует
учитывать его масштабируемость
и функциональные возможности.
Трансляция собраний Skype
от Майкрософт, совместимая
с Office 365 и Azure, позволяет
в рамках одного сеанса охватить
до 10 000 слушателей. Она дает
возможность маркетологам выходить
на большую аудиторию с помощью
видео высокого разрешения,
не отказываясь от привычных
инструментов. Для вовлечения
аудитории можно использовать
функции опроса, чтобы получать
прямую, ценную обратную связь от
участников.
Маркетинг
* Потоковая передача видео высокого
разрешения возможна только при условии,
что оно было записано на оборудовании
с поддержкой этой технологии.
Справочник по технологиям для руководителей 12
Вопросы
и ответы
с экспертом по малому
и среднему бизнесу
Генеральный директор GrowBiz
Media/SmallBizDaily.com
Риева Лесонски
(Rieva Lesonsky)
Microsoft: Как владельцам бизнеса
следует использовать технологии, чтобы
расширить свой маркетинговый бюджет?
Риева Лесонски: Технологии — это средство
для достижения целей, которое, как правило,
экономит деньги и усилия. Но оно, тем не
менее, требует определенных действий.
Хорошая система CRM знает о ваших
клиентах все, что вам нужно: с кем из ваших
сотрудников они взаимодействуют, что они
думают и чего хотят, а также всю историю
вашего сотрудничества. Раньше работа
с клиентом начиналась с телефонного звонка.
Сегодня вы должны использовать лучший
сайт, средства связи и рекламные материалы
в Интернете, иначе вы просто не узнаете
о том, что клиенты интересуются вашими
услугами или продуктами. Технологии — это
фундамент, который помогает укрепить
отношения с клиентом, но он ни в коем
случае не заменит личного общения.
Майкрософт: Какие распространенные
ошибки (или предположения) делают
владельцы бизнеса после внедрения
программного обеспечения для
автоматизации маркетинга? Как их
избежать?
Р. Л.: Некоторые руководители думают, что
технологии работают сами и не требуют их
вмешательства. Действуя таким образом,
они дают шанс конкуренту наладить личный
контакт с клиентом. Распространенная
ошибка предпринимателей состоит в том,
что, по их мнению, достаточно просто все
автоматизировать. Автоматизация упрощает
выполнение процессов, но при этом требует
вашего присутствия. Нужно, чтобы кто-то
звонил клиентам или отвечал пользователям
в социальной сети. По мере того как масштабы
автоматизации растут, люди утрачивают
личные связи. Ваша задача — дать им и то,
и другое.
Справочник по технологиям для руководителей 13
Вопросы и ответы с экспертом по малому
и среднему бизнесу (продолжение)
Microsoft: Учитывая весь объем данных,
который создает организация, что,
по вашему мнению, нужно, чтобы
упростить процесс аналитики и получить
ценную маркетинговую информацию?
Р. Л.: Мы повсюду слышим о больших данных
и их важной роли, но далеко не все знают,
как их использовать на практике. Владельцы
небольших компаний часто экономят
в мелочах и теряют в крупном; по их мнению,
вложив средства в технологии, они могут
обойтись собственными силами. Иногда все
же лучше обратиться к профессионалам,
которые специализируются на том, в чем
вы не разбираетесь. Они могут помочь вам
выявлять, какие действия совершают ваши
клиенты, кто они и к какой группе населения
принадлежат. Это дешевле, чем нанимать
штатных специалистов. Очень важно уметь
правильно интерпретировать данные, но
не нужно слепо руководствоваться ими.
Необходимо продумать аналогии с другими
целевыми группами, которые можно
использовать.
Сегодня люди тщательно взвешивают свои
траты, и конкуренция обостряется. В условиях
гонки за прибылью вам необходимо видеть
целостную картину о клиенте — где и что
он покупает — и находить возможности для
перекрестного маркетинга, чтобы не тратить
деньги впустую.
Майкрософт: Что для небольшой
компании означает «быть социальной»?
Какую роль, исходя из вашего опыта,
социальные сети играют в продвижении
компаний на рынке?
Р. Л.: Социальные сети — это просто
находка для малого бизнеса. Они способны
расширить присутствие бренда компании,
не требуя от нее больших инвестиций. Здесь
я выделяю две основные составляющие:
поиск новых клиентов и укрепление
отношений с уже существующими.
Инструменты для работы с социальными
сетями от сторонних поставщиков позволяют
компаниям заявить о своем бренде сразу
в нескольких сетях одновременно. При
правильном использовании они помогают
выйти на аудиторию, до которой вы вряд ли
достучались бы с помощью обычных методов.
«Социальный» также предполагает умение
слышать. Вам как руководителю организации
нужно знать мнение людей, чтобы эффективно
решать проблемы. На эту роль подходит
человек, которому вы доверяете, так как он
будет представлять вашу позицию.
Майкрософт: Как компаниям следует
подойти к организации, хранению
и общему использованию данных,
создаваемых в ходе повседневной
деятельности?
Р. Л.: Я занимаюсь разработкой контента,
поэтому мне нужно иметь возможность
работать на планшете и отправлять файлы
с ноутбука. С Office 365 я могу создавать
и публиковать контент, а также делиться им
в социальных сетях, где бы мне ни пришлось
работать в тот или иной день. Вам следует
найти систему, которая лучше всего подходит
именно вам. При выборе следует, в первую
очередь, учитывать текстовый редактор, и для
меня это Word. В облаке вы можете хранить
все свои данные, и они будут доступны всегда
независимо от вашего местонахождения.
Всю важную информацию компании можно
получить всего несколькими щелчками мышью.
Облачные технологии вместе с оборудованием
для доступа к ним смогут упростить все бизнес-
процессы и повысить их эффективность.
Необязательный заголовок раздела Справочник по технологиям для руководителей 14
Технологии не могут совершать
сделки, но они помогают отделу
продаж принимать более
взвешенные решения, улучшать
тактику и создавать задел для
развития в будущем.
Глава
2
Продажи
Справочник по технологиям для руководителей 15
Четкая картина всего цикла взаимодействия с клиентом
Внедрение новых технологий для отдела
продаж следует начать с системы управления
отношениями с клиентами (CRM). CRM-
систему можно сравнить с картотекой,
в которой хранится информация обо всех
точках контакта вашей компании с каждым
из существующих и потенциальных клиентов.
Она не только позволяет учитывать их
предпочтения и модели поведения, но
и значительно облегчает работу менеджерам
по продажам.
• Простое и удобное отслеживание
потенциальных клиентов, каналов их
привлечения, а также выявление сфер
первоочередной важности.
• Возможность взаимодействия с группой
людей и применения при этом
индивидуального подхода в отношениях.
• С помощью технологий клиентской
аналитики, таких как поиск потенциальных
клиентов в социальных сетях, владельцы
бизнеса способны увеличить объемы продаж
благодаря тому, что через социальные сети
могут напрямую взаимодействовать
с клиентами и узнавать об их предпочтениях.
Продажи
1. ПОИСК ПЕРСПЕКТИВНЫХ КЛИЕНТОВ
Составьте профиль своего клиента и с помощью
CRM-системы определите потенциальных
клиентов. Сконцентрировав усилия на самых
перспективных из них, отдел продаж сможет
преобразовать больше потенциальных
клиентов в реальные и сэкономить время.
2. ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ МОБИЛЬНЫХ
ИНСТРУМЕНТОВ ДЛЯ ОБЩЕНИЯ
И СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ
Скорее всего, ваш торговый персонал проводит
много времени в движении. Вооружите своих
работников инструментами и технологиями,
которые обеспечат им мобильность и гибкость.
С помощью мобильного CRM-приложения
сотрудники смогут получать важную
информацию о клиентах и мгновенно вносить
изменения в реальном времени. Менеджеры
также смогут отслеживать их действия на
различных этапах воронки продаж.
3. СВЕДИТЕ К МИНИМУМУ ОБЪЕМ
АДМИНИСТРАТИВНЫХ ЗАДАЧ
У каждого сотрудника есть часть обязанностей,
связанных с администрированием. Они
отнимают ценное время, которое можно было
бы потратить на продажи. Владельцы бизнеса
смогут более оперативно направлять вопросы,
не связанные с продажами, в соответствующие
отделы, позволяя торговому персоналу
заниматься тем, что получается у него лучше
всего: продавать.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Три технических совета для
успешной работы отдела продаж
Справочник по технологиям для руководителей 16
Отделы продаж, вооруженные важнейшими
данными, нацелены на успешное развитие
на современном клиентоориентированном
рынке. Как и в маркетинге, данные позволяют
получить непосредственное представление
о том, чего хотят клиенты: от того, что они
хотят узнать о продукте или услуге, до
предпочтительного вида сотрудничества. По
сути, данные способны изменить характер
отношений в лучшую сторону и привести
отдел продаж к успеху.
Однако самое главное — внедрение
эффективных технологий. Инструменты,
позволяющие собирать, анализировать
и визуализировать данные, помогают
торговому персоналу применять
индивидуальный подход к продажам, еще
больше ориентированный на клиента.
Вы как руководитель должны предложить
своим сотрудникам инструменты для
бизнес-аналитики и анализа, помогающие
прогнозировать продажи и повышать
прибыльность. Благодаря средствам
аналитики, в которых важнейшие данные
выводятся на панели мониторинга, канал
продаж можно в считанные секунды увидеть
во всех подробностях. С помощью этих
данных торговый персонал может работать
эффективнее и выполнять указанные ниже
задачи.
• Управление планами продаж и их
прогнозирование наряду с оценкой
расчетов и сезонных колебаний по
клиентам, а также возможностью
отфильтровывать данные по отдельным
регионам или категориям.
• Выявление тенденций
с использованием эффектных
и интерактивных визуальных элементов,
которые можно корректировать
в реальном времени.
• Отслеживание показателей продаж
с помощью единой целостной картины
по сегментам с использованием
оперативной информации, что позволяет
выявлять недостаточно эффективные
области.
• Визуализация отчетов по каналам,
обеспечивающая возможность
преобразования данных и более
комплексный анализ.
Интеллектуальная стратегия
продаж на основе данных
Продажи
СОВЕТ ДЛЯ
СПЕЦИАЛИСТОВ:
MICROSOFT
DYNAMICS CRM
Выбрать подходящую CRM-
систему — непростая задача.
Однако чтобы ее облегчить,
начните с поиска решений, которые
интегрируются с уже используемыми
у вас инструментами. Работа с CRM-
системой не должна затруднять
работу торгового персонала;
напротив, она должна быть полностью
совместима с существующими
бизнес-приложениями. Если вы
уже пользуетесь пакетом Office 365,
система Microsoft Dynamics CRM легко
интегрируется с его приложениями,
привязывая исходящие сообщения
электронной почты и документы
к реальным и потенциальным
клиентам без необходимости
переключаться между приложениями.
Справочник по технологиям для руководителей 17
В мире, где мобильные устройства стоят
на первом месте, торговый персонал
ориентируется на концепцию мобильности,
которая предоставляет инструменты
для повышения производительности
с привычным интерфейсом, позволяя
совершать сделки где и когда угодно.
Информация, доступная в облаке или на
мобильном устройстве, помогает им работать
удаленно и выполнять задачи эффективнее,
что положительно влияет на итоговые
показатели компании.
Если для заключения сделок торговому
персоналу нужно постоянно быть
в движении, имеет смысл предоставить
ему облачные инструменты, доступные
в офисе и практически где угодно на любом
из устройств. Мобильная система по
управлению отношениями с клиентами
обеспечивает сотрудникам отдела продаж
мгновенный доступ ко всем необходимым
средствам, когда они находятся в пути. Им
не нужно тратить время на поиск контактных
данных или пытаться вспомнить подробности
последнего разговора с клиентом.
Мобильные CRM-системы предоставляют
им прямой и быстрый доступ к важной
информации о клиентах, а именно:
Эти возможности значительно упрощают
работу торгового персонала — помогают
в дороге лучше подготовиться к встрече
с клиентом, отправляют полезные
напоминания повторно связаться с клиентом
и делают многое другое. По данным
компании Innoppl Technologies:
Концепция BYOD: облачные инструменты
позволяют сотрудникам продолжить работу
на своих любимых устройствах без ущерба для
качества. По данным Forrester Research Inc.:
Мобилизация отдела продаж
Продажи
• Истории взаимодействия с клиентом
• Недавно приобретенных продуктах
• Актуальных ценах
65 % сотрудников отделов
продаж в компаниях, которые
используют мобильную CRM-
систему, выполнили целевые
показатели по сравнению
с 22 % сотрудников компаний,
не внедривших ее.1
54 % личных планшетов
и 63 % личных мобильных
устройств используются
для работы.2
1 Mobile CRM, 2011 г., Innoppl Technologies
2 Brief: Five Pitfalls To Avoid For A Pain-Free Two-Factor
Authentication Deployment, Forrester Research, Inc.,
23 мая 2016 г.
Справочник по технологиям для руководителей 18
Презентации позволяют
торговому персоналу рассказать
о своей компании, продуктах
или услугах. С помощью этой
технологии сотрудники могут
создавать специализированные
фирменные презентации, чтобы
привлекать клиентов и заключать
сделки где угодно.
Эффективные и доступные
инструменты презентации
для отдела продаж
Необязательный заголовок раздела
1. Просматривать и редактировать
презентации, а также управлять ими
2. Представлять идеи или делиться ими
3. Удаленно сотрудничать с коллегами
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Технологии на службе
отдела продаж:
презентации на лету
Помимо удобства работы с мобильными
устройствами современные технологии создания
презентаций позволяют торговому персоналу:
Справочник по технологиям для руководителей 19
Вопросы
и ответы
с экспертом по малому
и среднему бизнесу
Предприниматель, на счету которого
миллиардные сделки, и автор бестселлера
по версии New York Times «The Entrepreneur
Edition»
Кэрол Рот (Carol Roth)
Майкрософт: Почему владельцам компаний
необходимо вкладывать средства в CRM-
системы и программное обеспечение для
автоматизации маркетинга?
Кэрол Рот: У любой компании, которая хочет
развиваться, есть два основных пути. Первый —
увеличение продаж уже существующим
клиентам и второй — поиск новых. CRM-система
и автоматизация маркетинга очень важны для
них обоих. Казалось бы, очевидно, что нужно
привлекать максимальное количество новых
клиентов. Но я за стабильность клиентуры:
проще наладить плодотворное сотрудничество
с реальными клиентами и строить свою
стратегию развития на положительных отзывах.
Ориентирование на реальных клиентов часто
бывает и более экономически выгодным.
Внедрение CRM-системы, в частности, крайне
важно, так как позволяет поддерживать связь
с существующей клиентурой и максимально
учитывать ее нужды.
Майкрософт: Что обычно движет
руководителями небольших компаний,
которые внедряют эту систему для своего
отдела продаж?
К. Р.: Это зависит от размера компании.
Многие владельцы мелкого бизнеса
контролируют все аспекты деятельности своей
организации, и у них просто нет времени
думать об этом. До тех пор, пока кто-то
извне не подтолкнет их к этой мысли. Если
говорить о самых мелких компаниях, многие
их руководители даже не задумываются
о технических проблемах. Они думают
о проблемах бизнеса. Пока они не увидят
технологию в виде готового решения, идея
о ее внедрении может и не прийти им в голову.
Все, что их интересует, — работает ли система,
даже если работает она не так эффективно, как
могла бы.
Справочник по технологиям для руководителей 20
Майкрософт: Можете ли вы рассказать
о важности внедрения CRM-системы,
позволяющей предпринимателям больше
работать на выезде, с точки зрения
мобильности?
К. Р.: Мобильность крайне важна для
многих сфер деятельности организации. Для
менеджеров по продажам личное общение
более ценно, так как позволяет наладить
отношения с клиентами. Возможность
использовать мобильные решения, будь
то информация в облаке или мобильные
устройства, позволяет им работать на выезде.
Ведь они могут выполнять свои рабочие
обязанности во время перерыва или в дороге.
Мобильность также важна для привлечения
и удержания талантливых сотрудников, ведь
многие из них предпочитают гибкий режим
работы и не хотят быть привязанными
к рабочему месту. Это также одно из больших
нематериальных преимуществ.
Майкрософт: Верно ли, что, по мнению
владельцев мелких компаний, наличие
технологий избавляет от необходимости
личного общения и создает определенные
трудности, так как налаживание отношений
с клиентами предполагает выездной
характер работы?
К. Р.: Перегибы с использованием технологий
также не редкость. Если компания слишком
сильно завязана на автоматизации, ее клиенты
могут не получать адекватный уровень
обслуживания. Успешные предприниматели
используют комбинированный подход. Они
дополняют свои средства автоматизации
персоналом, который налаживает отношения
с клиентами. Ведь, по большому счету,
лояльность оценивается не по сделкам, а по
реальным отношениям. Технологии — это
инструмент, но не стратегия. Чтобы удержать
клиентов на долгие годы, необходимо
эффективно и грамотно использовать этот
инструмент. Но, тем не менее, это лишь
инструмент.
Майкрософт: На какие этапы процесса
продаж технологии оказывают
наибольшее влияние?
К. Р.: Можно определить два крупнейших
вектора влияния технологий. Во-первых,
если говорить о стандартной маркетинговой
воронке и воронке продаж, технологии
позволяют фиксировать и отслеживать
буквально все — от управления
отношениями с потенциальными клиентами
до автоматизации продвижения бренда
в различных средствах информации
(на веб-сайтах, в социальных сетях и т. п.).
Во-вторых, технологии помогают отслеживать
отношения с существующими клиентами.
С их помощью вы можете зафиксировать
интересные моменты и личные подробности
из последней встречи с клиентом или вещи,
которые вы делали вместе. Это помогает
создавать более долгосрочные отношения,
так как они основываются на человеческих
ценностях. Это важный этап процесса
продаж, который часто недооценивается,
а иногда и игнорируется.
Вопросы и ответы с экспертом по малому
и среднему бизнесу (продолжение)
Справочник по технологиям для руководителей 21
Майкрософт: Исходя из вашего опыта, какие
проблемы руководители компаний могут
решить или смягчить с помощью новых
технологий?
К. Р.: На эту тему я люблю вспоминать об одном
свадебном салоне класса люкс в Техасе. Они четко
определили четыре свои основные проблемы.
Одна из них была связана с большим потоком
посетительниц. Переполненное помещение — не
лучший вариант для салона такого уровня. Вторую
проблему я назвала утечкой доходов — невеста
примеряла платье, оно ей нравилось, но где-то
между примеркой и выходом из магазина она
приходила к выводу, что хочет еще походить по
магазинам. Казалось бы, уже готовый клиент, но
сделка срывалась, и салон терял прибыль. Третья
проблема — забывчивость некоторых невест. Они
утверждали, что платье, которое им предложили
сейчас, некоторыми элементами отличается от
того, что они примеряли раньше. И еще одна
проблема — несоответствие темпераментов;
например, очень требовательную клиентку
обслуживал очень расслабленный и спокойный
консультант.
Две первые проблемы салон решил с помощью
планшетов Surface Pro с установленным
приложением Paypal. Закончив примерку,
клиентка могла оформить заказ прямо
в примерочной благодаря технологии
беспроводной связи. Это также помогло
увеличить доходы салона. С помощью
планшетов продавцы магазина также
фотографировали клиенток и просили их
расписаться на фотографии, так чтобы во время
следующего посещения салона они могли точно
выбрать понравившееся им раньше платье
и ничего не перепутать. Это позволило
решить третью проблему. Что касается
несоответствия темпераментов, сотрудники
салона использовали социальные сети,
чтобы предварительно оценивать профили
клиенток и подбирать для них консультантов,
подходящих им по личным качествам. Здесь
следует отметить, что салон — не самый
идеальный объект для преобразования
с помощью технологий. Но это всего лишь
доказывает то, что, если грамотно очертить
проблему и описать ее специалисту по
технологиям, он сможет найти экономически
рациональное решение.
Вопросы и ответы с экспертом по малому
и среднему бизнесу (продолжение)
Необязательный заголовок раздела Справочник по технологиям для руководителей 22
Технологии задействованы во всех
аспектах ваших финансовых операций.
Предоставьте своим сотрудникам
инструменты, обеспечивающие
гибкость и новаторство в условиях
стремительного технического прогресса,
и оставайтесь конкурентоспособными.
Глава 3
Финансы
Финансы Справочник по технологиям для руководителей 23
Контроль над финансовыми
операциями
Сегодня не редкость, когда решения для управления
финансами в компаниях не успевают за развитием
цифровых технологий. Это негативно сказывается на
продуктивности сотрудников, а также приводит к потере
времени, ресурсов и разрозненности решений.
Проблема замены устаревших систем актуальна как
никогда. Подходящее программное обеспечение для
управления финансами и учета поможет вашей бухгалтерии
автоматически управлять денежными средствами, активами
и банковскими операциями в рамках единой, надежной
платформы. В результате вы как руководитель компании
сможете лучше оценивать кредиторскую и дебиторскую
задолженность, а также поступающие заказы.
41 % генеральных
директоров сообщают,
что внедрение
новых технологий
представляет собой
самый большой
источник стресса для
финансового отдела.
Management Resources Survey, 2015 г.,
Robert Half Management Resources
«
Справочник по технологиям для руководителей 24
Большой объем бумажной работы и ввод данных вручную
плохо отражаются на эффективности вашего финансового
отдела и бухгалтерии. Многие успешные компании уже сделали
выбор в пользу инструментов управления бизнесом, таких
как облачные технологии для планирования ресурсов
предприятия (ERP), чтобы упростить и автоматизировать
свою финансовую деятельность. Облачные технологии ERP
интегрируются с другими бизнес-процессами, объединяя
различные операции — от управления отношениями
с клиентами и обработки заказов вплоть до выставления счета
и оплаты — в цельный рабочий процесс.
Освобождение ресурсов ИТ-отдела
для более важных задач
Финансы
1. Повышение производительности сотрудников за счет автоматизации
трудоемких процессов.
2. Увеличение точности данных и файлов благодаря устранению выполняемых
вручную операций.
3. Соблюдение экологических стандартов за счет отсутствия бумажной работы
и отходов.
4. Своевременность платежей за счет автоматического обновления.
5. Видимость всех процессов в реальном времени в рамках единой
интегрированной платформы.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Пять преимуществ ERP-систем
Если используемое программное обеспечение для ведения бухгалтерии больше
не соответствует нуждам вашей компании или вы хотите обновить устаревшие
программы, система ERP поможет решить любую из этих проблем. Ознакомьтесь
с пятью преимуществами этого инструмента.
Справочник по технологиям для руководителей 25
Технологии отчетности в режиме реального времени повышают
эффективность и достоверность финансовой отчетности. Они позволяют
сотрудникам в любой момент оценивать показатели компании. Без этих
инструментов персоналу было бы сложно управлять денежными потоками
и ресурсами, а также оценивать текущее состояние продаж на заданный момент
времени. В результате возможны задержки оплаты или даже приостановка
деятельности, а также отсутствие прибыли в кризисных ситуациях.
Преимущества отчетности в режиме реального времени
для развития бизнеса
Финансы
Обзор показателей компании. Аналитика в реальном времени
помогает обеспечить видимость важнейшей информации
о денежных потоках, продажах, мониторинге цен и другой
корпоративной статистики, которой можно своевременно
делиться с заинтересованными лицами и инвесторами.
Оперативное реагирование на изменение потребностей.
С помощью отчетности в режиме реального времени вы сможете
оценивать, эффективны ли те или иные инструменты для вашей
компании, и оперативно вносить изменения.
Справочник по технологиям для руководителей 26
К вам как к руководителю компании, скорее
всего, постоянно стекаются самые разные
данные — от бюджета и расходов до
дебиторской задолженности и отчетности
по клиентам. Это важная информация,
но что с ней делать? Инструменты
финансовой аналитики не только помогут
вашему торговому персоналу грамотно
воспользоваться полезной информацией,
но и придать ей новое значение.
Данные для эффективного
управления компанией
Финансы
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Четыре преимущества инструментов финансовой
аналитики
• Улучшение финансовых показателей. Вы можете в считанные секунды получить
целостную картину информации из разных источников — от сводных балансов до
сведений по счетам .
• Увеличение прибыли. Сопоставляя данные, можно выявлять несоответствия
и оперативно получать ответы с помощью финансовых панелей мониторинга,
предназначенных для руководства.
• Свободное время для стратегического анализа. Теперь больше не нужно
долго искать информацию. Обновления в режиме реального времени позволяют
оперативно реагировать и при необходимости вносить изменения.
• Анализ тенденций и моделей. Вы можете управлять затратами с высочайшим
уровнем детализации, выявляя отклонения и аномальные значения с помощью
широких возможностей визуализации.
СОВЕТ ДЛЯ
СПЕЦИАЛИСТОВ:
ВИЗУАЛИЗАЦИЯ
ДАННЫХ В POWER BI
И EXCEL
Вы как руководитель компании
получаете от своего финансового
отдела или бухгалтерии информацию
о бизнес-показателях в виде снимков
экрана. Теперь с помощью инструмента
Power BI, который интегрируется с Excel,
ваши сотрудники могут выполнять
больше задач, не владея техническими
навыками. Открывайте книги Excel
в Power BI и оценивайте данные,
представленные в виде эффектных
визуальных элементов и ярких
интерактивных отчетов.
Справочник по технологиям для руководителей 27
При работе с финансовыми и личными данными клиентов, известными как персональные
данные, безопасность лишней не бывает. Конечно, можно установить антивирусные
программы и решения для обнаружения вредоносного ПО, но как узнать, обеспечивают
ли они достаточную защиту ваших технологических решений? Ниже приведены признаки,
свидетельствующие о том, что стандарты безопасности соответствуют высшему классу.
Финансы и безопасность неразрывно связаны
Необязательный заголовок раздела
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Пять признаков того, что ваши данные защищены
1. Обязательное требование использовать устройства с защитой. Ноутбуки, мобильные
устройства и персональные компьютеры обладают тем же уровнем защиты, что и в офисе.
2. Доступ только к данным, необходимым для работы. В компании сотрудники имеют доступ
только к тем данным, которые им требуются для выполнения должностных обязанностей.
3. Применение плана резервного копирования данных. Поставщик технологий
регулярно создает резервные копии данных.
4. Постоянное шифрование. Механизм шифрования применяется ко всем данным — как
к хранимым, так и к передаваемым между центром обработки данных и пользователем.
5. Надежные пароли. Необходимо использовать такие пароли, которые невозможно взломать
методом перебора возможных вариантов и которые защищают от нарушений защиты.
Справочник по технологиям для руководителей 28
Защита бухгалтерских процессов
в облаке
Успешная работа финансового отдела и бухгалтерии
определяется способностью своевременно передавать
информацию и принимать решения. Сотрудники этих отделов,
вооруженные надежными облачными инструментами
контроля доступа и администрирования, могут выполнять
свои задачи практически где угодно. Но мобильность —
не единственное их преимущество. Надежная облачная
инфраструктура позволяет руководителям компаний
переориентировать ИТ-отдел на стратегические проекты,
сняв с него нагрузку по управлению инфраструктурой
и системами. Ознакомьтесь с некоторыми дополнительными
преимуществами.
Снижение затрат на управление
инфраструктурой, оборудованием и ИТ
Обновление отчетов в режиме
реального времени
Готовность к работе в считанные часы
Отсутствие необходимости в обслуживании
серверов на рабочем месте
Передовые технологии кодировки
и шифрования
Финансы
80 % ИТ-
специалистов
и руководителей
считают, что
облачные сервисы
обеспечивают более
высокий уровень
безопасности данных
их организации, чем
локальные системы.
Adoption of Cloud Services in
North America, 2016 г., Evolve IP
«
Справочник по технологиям для руководителей 29
Вооружите свой финансовый отдел
инструментами для внутреннего
обмена данными, которые можно
использовать для проведения собраний,
доступа к важным сведениям и общения
с начальниками других отделов.
Они выполняют важную задачу —
распределение бюджета, а значит,
для более эффективной работы им
нужны прямые каналы для открытого
взаимодействия с другими руководителями.
Акцент на взаимодействие
Три технологии, которые помогут
улучшить внутреннее и внешнее
взаимодействие:
• Веб-конференции
• Обмен мгновенными сообщениями
• Функции общего доступа к документам
и данным
Справочник по технологиям для руководителей 30
Автоматизированные финансовые и бухгалтерские системы автоматически
отслеживают переменные показатели вашей компании и позволяют
лучше прогнозировать финансовые тенденции. С ростом клиентской базы
изменяются и целевые показатели продаж, а с расширением штата —
прибыль и выручка. Вам необходимо отслеживать эти изменения, но
процесс прогнозирования также не менее важен.
С помощью финансового прогнозирования с использованием
статистических данных и упреждающего анализа ваши сотрудники смогут
определять предполагаемый уровень прибыли компании, а также выявлять
повторяющиеся модели и тенденции. К счастью, простые формулы в рабочих
таблицах позволяют лучше предсказывать эти тенденции и избавляют от
необходимости вкладывать большие средства в технологии прогнозирования.
Оценивая финансовый прогноз, учитывайте факторы, которые могут
положительно или негативно сказываться на прибыльности.
Сезонные модели продаж.
Сезонные закономерности в статистических данных помогают
прогнозировать деловые операции. Чем больше повторяющихся циклов
содержат ваши статистические данные, тем лучше.
Доверительные интервалы.
Доверительный интервал отражает уверенность в точности прогноза.
Чем больше вы прогнозируете, тем точнее сможете оценить точность этих
прогнозов, и ваши доверительные интервалы улучшатся.
Технологические достижения.
Планируете внедрить в компании новые технологии? Хотя на первом этапе
это потребует вложений, учтите экономию времени и затрат, которые вы
получите от их внедрения в конечном итоге.
Демографический фактор.
Если вы хотите расширить свое присутствие в различных регионах,
городах или странах, необходимо учитывать не только увеличение
клиентской базы, но также то влияние, которое могут оказывать
потенциальные конкуренты, сотрудники и бизнес-партнеры на ваше
развитие в этом регионе.
Уверенное прогнозирование
Финансы
Справочник по технологиям для руководителей 31
Вопросы
и ответы
с экспертом по малому
и среднему бизнесу
Президент, компания The Marks Group PC
Джин Маркс (Gene Marks)
Майкрософт: Как внедрение новых
технологий может положительно повлиять на
финансовые решения?
Джин Маркс: Если компания использует
передовые технологии, она привлекает различные
ресурсы и персонал. C помощью эффективных
систем для облачных вычислений, совместной
работы и бухгалтерского учета — даже если это
работа с таблицами в Office — сотрудники могут
вводить и просматривать данные, а также вместе
работать с ними где угодно. Сегодня компании
стремятся не только уменьшить число штатных
сотрудников — они все чаще привлекают внешних
специалистов и экспертов для выполнения
конкретных задач, предоставляя им удаленный
доступ к определенной финансовой информации.
Такой подход позволил многим моим клиентам
увеличить производительность и прибыльность.
Майкрософт: Влияет ли, по вашему мнению,
внедрение новых технологий на финансовые
показатели?
Дж. М.: Я считаю, что все зависит от
оперативности. Чем большим объемом данных
вы располагаете, тем лучше; но если эти данные
попадут к вам как можно раньше, — будет
лучше вдвойне.
В старые добрые времена люди оценивали
финансовое состояние по финансовой
отчетности, и информацию для нее
приходилось собирать и обрабатывать
заранее, за несколько месяцев. Сегодня
же у нас есть доступ к финансовой
информации в реальном времени: денежным
транзакциям, счетам, прибыли на данное
число, показателям отдела продаж.
Использование этих данных позволяет нам
принимать более рациональные финансовые
решения, потому что мы знаем, что влияет на
нашу компанию.
Майкрософт: Какие виды инструментов
или приложений лучше всего подойдут
для финансового отдела или бухгалтерии?
Дж. М.: На самом базовом уровне
сотрудники пользуются рабочими
таблицами, которые сильно изменились
за последние несколько лет. Сегодня их
можно просматривать и редактировать
в режиме онлайн в браузере или на любом
устройстве, что значительно упростило
Справочник по технологиям для руководителей 32
работу пользователей. Далее следует упомянуть
облачные инструменты для выставления счетов,
работы с кредиторской задолженностью,
расчета заработной платы и отчетности. Также
популярность набирают автоматизированные
приложения для чтения и экстраполяции данных
прямо из отсканированных документов, которые
сводят к минимуму работу с кредиторской
задолженностью. Инструменты для управления
документами, расходами и кредиторской
задолженностью, а также экстраполяции данных
обеспечивают передачу данных в систему
бухгалтерского учета и мгновенный доступ к ним.
Майкрософт: Нужно ли владельцам
мелкого бизнеса использовать технологии
для повышения производительности уже
используемых систем? Насколько это
возможно и стоит ли им сделать это, чтобы
избежать необходимости модернизировать
устаревшие системы?
Дж. М.: Моя компания работает с 600 клиентами,
и многие из них по-прежнему используют
системы прежних версий. В свое время они
вложили много усилий в их внедрение, и сегодня
эти системы продолжают выполнять большой
объем задач. Чтобы извлекать максимальную
выгоду из этих систем, мы рекомендуем клиентам
две вещи. Во-первых, нужно использовать
современную операционную систему и платформы,
а также установить последние версии сетевого
программного обеспечения, отвечающие
новейшим стандартам безопасности. Во-вторых,
сотрудникам необходимо предоставить удаленный
доступ. Чтобы пользоваться возможностями облака,
не обязательно в нем находиться. Существуют
превосходные инструменты для удаленного доступа,
с помощью которых сотрудники могут подключаться
к серверу и работать с приложениями в облаке
независимо от своего местонахождения.
Майкрософт: Какие очевидные
преимущества для бизнес-центров,
оснащенных автоматизированными
системами финансового и бухгалтерского
учета, вы могли бы назвать?
Дж. М.: Начинающим автоматизация
помогает снизить затраты на рабочую
силу. Когда ваши счета автоматически
рассылаются из системы бухгалтерского
учета клиентам, это экономит массу усилий.
Второе преимущество — оповещения.
В современных системах финансового
учета можно настроить рассылку текстовых
оповещений или сообщений электронной
почты о событиях. Мои клиенты, которые
пользуются новейшими функциями,
получают оповещения о таких событиях,
как окончание срока оплаты по счету,
снижение складских запасов ниже заданного
уровня или невыполнение целевых
показателей кем-либо из сотрудников.
Самые предусмотрительные владельцы
бизнеса, которых я знаю, стараются
исключить сюрпризы и быть на шаг впереди.
Технологии позволяют получать оповещения,
благодаря которым вы сможете принимать
решения еще до возникновения проблем.
Вопросы и ответы с экспертом по малому
и среднему бизнесу (продолжение)
Справочник по технологиям для руководителей 33
Майкрософт: Если в небольшой компании
уже есть сложившийся коллектив штатных
финансовых специалистов и бухгалтеров,
каким образом следует внедрять
технологии?
Дж. М.: В первую очередь, через интеграцию.
За последние несколько лет возможности
интеграции стали намного лучше.
Современные технологии для бухгалтерского
учета интегрируются с другими системами,
будь то платформа электронной коммерции,
CRM-система или частная система управления
запасами. Есть также отличные готовые
инструменты, позволяющие сопоставлять
и интегрировать системы, поэтому вам не
нужно нанимать дорогостоящего программиста
для разработки ПО.
Второе — это отчетность. Облачные
технологии для отчетности только начинают
набирать обороты, но буквально через
несколько лет они станут традиционными.
В ближайшее время все отчеты будут
доступны в режиме реального времени, по
запросу, с любого устройства. Сегодня уже
есть такие технологии, например Power BI от
Майкрософт. В ней есть службы отчетности,
которые подключаются к базам данных,
в частности, к облачным системам. Через
них вы можете извлекать данные в реальном
времени с помощью смартфона.
Вопросы и ответы с экспертом по малому
и среднему бизнесу (продолжение)
Необязательный заголовок раздела Справочник по технологиям для руководителей 34
Отдел управления персоналом должен
быть ориентирован на персонал. Какие
бы задачи ни выполнял этот отдел —
от привлечения кадров до удержания
довольных сотрудников — его ценность
возрастает, когда в нем есть передовые
инструменты и технологии.
Глава 4
Управление
персоналом
Справочник по технологиям для руководителей 35
Сфера ответственности руководителей отдела
управления персоналом огромна: расчет
заработной платы и льгот, отслеживание
показателей работы, наем и адаптация сотрудников.
Если автоматизировать все эти процессы, их время
можно будет освободить для других не менее
важных задач. Благодаря автоматизации компании
могут выбирать более эффективные и продуманные
методы привлечения персонала и обеспечивать
более тесное взаимодействие специалистов отдела
и сотрудников, позволяя им принимать решения
в соответствии с целями заинтересованных лиц.
Система контроля соискателей (ATS) — это
программное обеспечение для найма персонала,
позволяющее оценивать резюме и определять
лучшую кандидатуру на ту или иную должность.
Ознакомьтесь с преимуществами системы.
Используя средства автоматизации
управления персоналом, ваш отдел экономит
ценное время, которое можно потратить
на более важное межличностное общение.
Автоматизированные инструменты для
адаптации новых сотрудников позволяют
максимально упростить обмен информацией.
С их помощью можно отслеживать рабочие
процессы, подавать документы, запрашивать
разрешения и отправлять уведомления,
сокращая объем работы. Тот же механизм
используется и для оценки штатных
специалистов. Автоматизированный процесс
упрощает оценку показателей за счет создания
оповещений и панелей мониторинга на
основе данных из документации и контроля
разрешений в зависимости от ролей.
Отлаженные стандартные процессы
управления персоналом
Управление персоналом
• Экономия времени. Система контроля
соискателей экономит время, которое бы
потребовалось на размещение объявлений
о вакансиях в социальных сетях, работу
с шаблонами сообщений электронной почты,
оценку резюме и назначение других задач.
• Более высокий показатель удержания
персонала. Система контроля соискателей
позволяет находить лучших кандидатов на
должность.
• Разработка эффективной стратегии.
Анализируя сохраненные данные
о соискателях, она делает полезные выводы,
с помощью которых можно создать рабочую
стратегию найма.
45 % объема работы, что
соответствует сумме около
2 млрд долларов США, можно
автоматизировать с помощью
современных технологий, по
данным компании McKinsey.3
3 Four Fundamentals of Workplace Automation, 2015 г.,
McKinsey Quarterly
Справочник по технологиям для руководителей 36
Большие данные для совершенствования процессов
Внутренние инструменты аналитики тенденций по сотрудникам и компании
помогают специалистам по управлению персоналом получать общую
картину по проекту, над которым работают сотрудники, а также объединять
всю информацию о сотрудниках для принятия продуманных, основанных на
данных решений о различных процессах — от найма до удержания.
Аналитика помогает отвечать на различные вопросы, а именно:
• Как работает каждый отдел?
• Где искать новых кандидатов?
• Как сократить разрыв между сотрудниками с лучшими и худшими
показателями?
• Достаточен ли уровень квалификации наших сотрудников для
расширения компании в ближайшие 3–5 лет?
Управление персоналом
Справочник по технологиям для руководителей 37
Предоставьте своим сотрудникам возможность
пользоваться на работе мобильными
устройствами, к которым они привыкли
в обычной жизни. Благодаря доступу к облачным
технологиям специалисты отдела управления
персоналом могут хранить документы и делиться
ими, в том числе с поставщиками и кандидатами.
Доступ в облако для отдела
управления персоналом
Управление персоналом
СОВЕТ ДЛЯ
СПЕЦИАЛИСТОВ:
ONEDRIVE ДЛЯ БИЗНЕСА
Специалистам по управлению
персоналом нужна платформа,
с помощью которой они смогут
создавать документы, работать с ними
и предоставлять к ним доступ другим
людям как внутри организации, так
и за ее пределами независимо от того,
пользуются ли они службой OneDrive.
Какие бы задачи ваши сотрудники ни
выполняли: отправка форм соглашений
о неразглашении внешним партнерам,
управление заявками соискателей
или координирование договоров
с независимыми консультантами,
OneDrive сможет стать для них
централизованным и надежным
хранилищем для всех файлов.
Справочник по технологиям для руководителей 38
Регулярно узнавайте, довольны ли ваши
сотрудники работой в компании. Это позволяет
наладить здоровую атмосферу в организации,
привлекать и сохранять персонал. Компании
могут пользоваться инструментами
управления производительностью, чтобы
оперативно получать информацию о проблемах
и улучшать рабочие условия, в частности, за счет
указанных ниже мер.
• Получение постоянной обратной связи
от сотрудников путем опросов помогает
оценивать проблемные вопросы.
• Крупные проблемы можно анализировать
за счет создания отчетов на основе
комментариев сотрудников.
• С помощью оценки показателей руководства
можно выявлять мнения сотрудников отдела.
Инструменты управления
производительностью могут принимать
самые разные формы: от кратких опросов
с вопросами, требующими ответа «да-нет», до
детальной оценки с просьбой предоставить
дополнительную информацию и пояснения.
Какой бы варианты вы ни выбрали для своей
компании, постарайтесь сделать обратную
связь более результативной и регулярной.
Например, ежеквартальный анализ позволит
лучше наладить процессы и повысить моральный
дух, чем годовой.
Обратная связь для комфортной работы
сотрудников
Управление персоналом
Справочник по технологиям для руководителей 39
Вопросы
и
с экспертом по малому
ответы
и среднему бизнесу
Эксперт по малому и среднему бизнесу
Сьюзан Солович
(Susan Solovic)
Майкрософт: Исходя из вашего опыта,
какие проблемы, с которыми сталкивались
сотрудники по управлению персоналом,
были решены с помощью новых технологий?
Сьюзан Солович: Я считаю, что технологии
способны коренным образом изменить
малый бизнес. Небольшим, но эффективным
компаниям они могут помочь повысить
производительность. Грамотные руководители
используют технологии для того, чтобы
наладить работу и сделать ее эффективной,
а также держать все под контролем.
Есть приложения, предназначенные для отбора
резюме и избавляющие руководителей от
необходимости просматривать каждое из них.
Единственное, что меня здесь беспокоит, —
как не подкованные технически владельцы
бизнеса используют технологические
платформы и удовлетворяют потребности
отдела управления персоналом, не заручившись
поддержкой отдела ИТ.
Майкрософт: Какие главные препятствия
следует ожидать при внедрении новых
технологий?
С. С.: Ошибка многих небольших компаний
в том, что в вопросе технологий они не
рассматривают проблему в комплексе. Каковы
их реальные нужды? Какую задачу призваны
решать внедряемые технологии? Им следует
позаботиться о том, чтобы выбранные ими
технологии были совместимы между собой.
Например, если у вас есть система учета
расходов, она должна взаимодействовать
с системой расчета заработной платы.
Майкрософт: С точки зрения руководителя
отдела управления персоналом в растущей
компании, существует ли связь между
удовлетворенностью сотрудников
и внедрением дополнительных или новых
технологий?
С. С.: Компания, применяющая современные
технологии и ресурсы, конечно, более
привлекательна для сотрудника. А если
вы продолжаете жить в каменном веке,
Справочник по технологиям для руководителей 40
вы не привлечете работников, на которых
рассчитываете. Они ожидают от вас того, что
вы будете использовать те же технологии,
с помощью которых работают они. Я видела
компании, которые все еще используют
визитные карточки в качестве единственного
места хранения информации. Это неудобно
и не соответствует современным методам
ведения бизнеса, а также едва ли может
привлечь талантливого сотрудника.
Майкрософт: Как технологии влияют на
процесс привлечения сотрудника с точки
зрения отдела управления персоналом?
С. С.: Здесь двоякая ситуация. С одной
стороны, сотруднику отдела нужно
предоставить возможности для поиска
перспективных ресурсов. А с другой,
компания, ориентированная на
прибыль и устойчивое развитие за счет
предоставления своим работникам
необходимых ресурсов и обучения, сама
по себе становится привлекательной для
потенциальных сотрудников.
Для привлечения сотрудников владельцы
бизнеса должны уделять одинаковое
внимание как поиску кандидатов в Интернете
и социальных сетях, так и созданию
положительного имиджа компании. Для
этих задач отлично подходят решения
для управления талантами, с помощью
которых небольшие компании могут быстро
опубликовать объявление о вакансии,
а потом просто принимать заявки. Это
прекрасный способ сэкономить время.
Майкрософт: Ежедневно контролировать
действия всех сотрудников очень сложно.
Существуют ли решения, позволяющие
отслеживать, как и с кем работает каждый
из сотрудников?
С. С.: Можно использовать любую систему
управления проектами. Вы точно знаете,
когда кто-то завершил свою часть работы,
кому проект передан после этого, кто был
ответственным — вы можете полностью
отслеживать ход его выполнения. Сегодня
это очень важно для компаний, работающих
в виртуальной среде, где нет личного
общения. Вы не можете просто подойти
к кому-то и сказать, над какой частью проекта
работаете. А такие системы позволяют
отследить обмен информацией между
участниками. Они также положительно
сказываются на производительности: вы
можете просто войти в систему и увидеть ход
реализации проекта.
Вопросы и ответы с экспертом по малому
и среднему бизнесу (продолжение)
Справочник по технологиям для руководителей 41
Оптимизация работы ИТ-отдела —
главная стратегическая задача
для многих компаний в 2016 г.
Учитывая стремительное развитие
ИТ-тенденций, как обеспечить
сотрудников ИТ-отдела эффективными
инструментами для работы?
Глава 5
ИТ
Справочник по технологиям для руководителей 42
Руководителям бизнеса приходится решать самые
разные задачи, а также нередко выполнять роль
неформального директора по ИТ. Не обладая
обширными знаниями в области технологий,
они могут прибегнуть к программному
обеспечению для автоматизации. Это позволит
им компенсировать недостаток знаний и обеспечит такие преимущества, как более
высокая производительность, безопасность и эффективность.
Выбирая инструменты, которые вы хотите
приобрести и внедрить, тщательно изучите их
преимущества. Узнайте, как они помогут улучшить
вашу повседневную деятельность, процесс
отбора поставщиков и качество обслуживания, а также какое требуется обучение и как внедрить
эти инструменты так, чтобы они отвечали нуждам
всех отделов компании. Ответы на эти вопросы
можно получить как у поставщиков, так и из
внешних источников.
Компенсация пробела в знаниях о технологиях
ИТ • Изучайте блог сервис-провайдера или
поставщика, чтобы получить подробные
сведения о принципе работы продуктов и функций, о которых вы можете не знать.
• Читайте статьи в журналах и обзоры,
посвященные технологиям, чтобы
узнать мнения независимых экспертов о продуктах и их аналогах от конкурентов.
• Руководствуйтесь отзывами реальных
клиентов, которые помогают получить
информацию о характеристиках
продуктов, службе поддержки и удобстве
в использовании.
Справочник по технологиям для руководителей 43
Среди основных причин, по которым
компании не переходят на новые
технологии, — опасения по поводу
процесса внедрения и времени
модернизации. Но этот страх абсолютно не
оправдан. Нужно ли вам будет выполнять
обновления вручную каждый раз, когда
добавляется новая функция? Как вы будете
узнавать о планируемых нововведениях?
Внедрение новых технологий — это
всегда сложный процесс, но переход
в облако может решить эту проблему.
С облачными технологиями ваш ИТ-отдел
может рассчитывать на автоматическое
обновление программ и инструментов,
и ему не придется тратить время на
обновление систем каждого сотрудника.
Облако также упрощает планирование
дальнейших действий, предоставляя четкую
схему запланированных обновлений.
Благодаря этому вы не будете теряться
в догадках о сроках добавления новой
функции и сможете заранее организовать
обучение сотрудников.
Автоматизация простых задач
и планирование дальнейших
действий
ИТ
СОВЕТ ДЛЯ
СПЕЦИАЛИСТОВ:
ПЛАНЫ OFFICE 365
ДЛЯ БИЗНЕСА
Существуют самые разные
формы и масштабы организаций.
Рассматривая варианты
лицензирования и подписки,
необходимо ориентироваться на
нужды конкретной организации.
Пакет Microsoft Office 365 не требует
больших предварительных вложений
и позволяет добавлять пользователей
и службы по мере необходимости.
Он обеспечивает высокую
рентабельность инвестиций и гибкость
для успешного развития и перехода
в облако в удобном для вас темпе.
Справочник по технологиям для руководителей 44
Приложения для отчетности и ИТ-панели мониторинга можно использовать
без поддержки со стороны ИТ-отдела. Они позволяют сотрудникам
собирать и анализировать данные компании в едином надежном
инструменте. Будь то простые формулы в таблицах или подключаемые
средства работы с данными, вы сможете без команды экспертов получить
важные сведения о компании. Преобразование данных в полезную
информацию поможет вам принимать более продуманные решения, лучше
реагировать на возникающие ситуации с учетом статистических данных
и заранее учитывать будущие потребности.
1. Меньше стресса. Избавьтесь от поводов для беспокойства, добившись
полного контроля над своей организацией. С помощью панелей мониторинга
вы будете точно знать, что происходит во всех аспектах вашего бизнеса.
2. Продуманные изменения. Оценивайте показатели работы на всех
уровнях организации с помощью полезной информации, чтобы правильно
корректировать и оптимизировать деятельность.
3. Высокая производительность. Предоставьте своим сотрудникам доступ
к информации об их тенденциях и показателях производительности. Так им
будет проще совершенствоваться, а вы будете знать, как им помочь.
4. Рост прибыли. Получите преимущество перед конкурентами за счет четкой
картины мер, необходимых для улучшения результатов.
ИТ
Видимость данных без усилий со стороны
ИТ-отдела
ИТ Справочник по технологиям для руководителей 45
Внедрение гибридного
облачного хранилища
С упрощением технологий для конечных
пользователей границы между бизнесом
и ИТ продолжают размываться. В задачи
ИТ-отдела входит не только управление и разработка программного обеспечения для
компании. Сегодня ИТ-специалисты работают с поставщиками облачных технологий и управляют данными, консультируя компании,
которые хотят идти в ногу со временем, по
вопросам бизнес-аналитики и анализа.
71 % компаний
активно
пользовались
моделью гибридного
облака в 2015 г.
State of the Cloud Report,
2015 г., RightScale «
Преимущества гибридной модели облачного
хранилища: • Непрерывность бизнес-процессов
благодаря различным вариантам облачных
хранилищ.
• Модель развертывания в удобном темпе,
позволяющая выбирать, какие рабочие
нагрузки и когда можно перенести в облако.
• Экономия затрат за счет перевода части
ресурсов хранения на модель оплаты по
мере использования.
Справочник по технологиям для руководителей 46
Безопасность и конфиденциальность
всегда имеют первоочередное значение
для ИТ-отделов. Но обеспечение
безопасности возможно и без ущерба для
производительности. Сотрудникам необходимо
предоставить высочайший уровень защиты
и прозрачности, а также все возможности для
эффективной и совместной работы.
• Расширенные оповещения системы
безопасности мгновенно предупреждают
о подозрительных действиях и позволят
оперативно принимать необходимые меры.
• Служба Cloud App Discovery позволяет
просматривать информацию о сетевой
активности на единой панели мониторинга.
• В зависимости от обстоятельств разрешения
пользователей можно утверждать или отменять.
Укрепление ИТ-связей
между отделами
ИТ
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Пять факторов при выборе решений
для защиты данных
1. Параметры конфиденциальности в соответствии с требованиями: ИТ-отдел должен
контролировать, что администраторы и обычные пользователи могут видеть и какие
действия выполнять.
2. Требования к применению надежных паролей: необходимо требовать от
пользователей выбирать сложные пароли для предотвращения нарушения защиты.
3. Регулярное резервное копирование: решение с несколькими уровнями
избыточности и резервного копирования на уровне центра обработки данных
обеспечит возможность восстановления данных в случае аварии.
4. Без извлечения данных: необходимо выбирать поставщиков, которые не будут
использовать ваши данные для рекламных целей или извлечения выгоды.
5. Постоянное шифрование: данные — хранимые или передаваемые между
объектами — должны быть всегда зашифрованы.
Справочник по технологиям для руководителей 47
редактор, Smart Hustle Magazine
Рэймон Рэй (Ramon Ray)
Майкрософт: Можно ли повысить
уровень безопасности решений, которые
переносятся в облако?
Рэймон Рэй: Да, недостаток локального
программного обеспечения — необходимость
его настройки. Это ключевой момент. Вы
должны настроить маршрутизатор, системы
и пароли. Для работы с программным
приложением необходимо позаботиться
о защите сети и программного обеспечения.
У хакеров масса возможностей для
проникновения в систему. Задача
поставщика облачных услуг — свести
число этих возможностей к минимуму.
Владельцы небольших компаний не всегда
располагают ресурсами, которые есть
у крупных поставщиков, поэтому облачное
решение изначально более безопасно, чем
программное обеспечение при прочих равных.
Майкрософт: Исходя из вашего опыта, как
владельцы малого бизнеса решают, какие
приложения, инструменты и технологии
внедрить в своей компании? Какие факторы
следует в первую очередь принимать
во внимание в случае, когда будущие
потребности точно не известны?
Р. Р.: Я настоятельно рекомендую три вещи.
Первое — обратиться к специалисту по
технологиям. Второе — определить основные
уязвимые места компании. У вас проблемы
со сверкой банковских счетов? Возможно,
вам нужно финансовое программное
обеспечение. В вашем магазине огромные
очереди? Ваши покупатели не пользуются
вашим онлайн-сервисом? Затруднений
может быть масса. Как их решить с помощью
технологий? И, наконец, третье — понять,
что, возможно, проблема связана не
с технологиями. Если объем продаж падает,
покупка партии планшетов едва ли спасет
ситуацию. Следует подумать о лучшей
подготовке торгового персонала.
Вопросы
и ответы
с экспертом по малому
и среднему бизнесу
Справочник по технологиям для руководителей 48
Майкрософт: Что вы посоветуете
компании, которая собирается обратиться
к специалисту по технологиям?
Р. Р.: Во-первых, важно, чтобы этот человек был
хорошим специалистом. Пригласите его к себе
в офис, назначьте деловой ужин, попросите его
рассказать об основных моментах, связанных
с безопасностью, компьютерными сетями
и рабочими операциями. Во-вторых, ни один
специалист не может разбираться во всем: один
может быть экспертом в рознице, а второй —
в закупках. В-третьих, отзывы очень важны.
Если специалист, к которому вы обратились,
помог другим известным вам компаниям, это
очень хорошо. И последнее, он должен больше
слушать вас, чем говорить.
Оценивайте технологии, которые используют
ваши конкуренты. Например, для службы
такси было бы разумно внедрить систему
оплаты кредитной картой с помощью простой
и удобной технологии. Они ведь не хотят, чтобы
Uber вытеснил их с рынка. Ориентируйтесь на
успешные решения крупных игроков.
Майкрософт: Что бы вы порекомендовали
тем, кто не решается перейти на новые
дорогостоящие решения, чтобы оставаться
в рамках бюджета?
Р. Р.: Бесплатно не всегда означает выгодно.
Давайте посмотрим на такой показатель, как
рентабельность инвестиций. Представим,
что в ваш магазин выстраивается длинная
очередь, и половина из этих людей уходит без
покупки, так как не получает оперативного
обслуживания. Ваш ИТ-отдел говорит вам, что
ускорить обслуживание поможет решение
стоимостью 5000 долларов США. Сколько
времени у вас уйдет на то, чтобы вернуть эти
деньги после того, как вы сократите очереди.
Вот что я имею в виду под рентабельностью
инвестиций. Рассчитайте это время сами
и решите, какую сумму вы готовы потратить —
10 000, 50 000 или 200 долларов. Насколько
это решение поможет улучшить показатели
компании, моральный дух сотрудников
и уровень обслуживания клиентов? А затем
примите решение, стоит ли это того.
Майкрософт: Какую стратегию лучше
выбрать: постепенное внедрение
конкретных точечных решений по мере
необходимости или установка комплексного
пакета от одного поставщика?
Р. Р.: Оба варианта могут быть эффективными.
Но чем меньше программных решений вы
используете, тем лучше. Вместе с тем, есть ряд
ситуаций, когда целесообразнее внедрить
программное обеспечение с нуля. Какой бы
вариант решения вы ни выбрали, убедитесь,
что оно совместимо и может работать вместе
с другими вашими продуктами. Например,
если я введу вас в базу в качестве клиента,
ваше имя автоматически попадет в мою
финансовую программу, через нее —
в инструмент управления задачами, а затем —
в инструмент управления проектами.
Вопросы и ответы с экспертом по малому
и среднему бизнесу (продолжение)
Справочник по технологиям для руководителей 49
Заключение
Внедрение новых технологий может оказать существенное
влияние на основные сферы вашей деятельности.
МАРКЕТИНГ.
Уникальные данные вашей
компании можно использовать
для обмена идеями и полезной
информацией для повышения
прибыли.
УПРАВЛЕНИЕ
ПЕРСОНАЛОМ.
Доверив выполнение
однообразных задач
автоматизированным системам,
вы повысите продуктивность
и эффективность отдела
управления персоналом.
ПРОДАЖИ.
С помощью удобных
инструментов торговый
персонал может с легкостью
работать совместно и на
выезде.
ФИНАНСЫ.
Технологии отчетности
в режиме реального времени
и защиты данных помогают
принимать более взвешенные
и продуманные финансовые
решения.
ИТ.
Благодаря эффективной
ИТ-стратегии вы сможете
идти в ногу со временем
и сделать работу ИТ-отдела
эффективнее.
Справочник по технологиям для руководителей 50
Наши эксперты в сети:
Cirpala Nicolae (@cirpalanicolae)
Если вы хотите упростить работу своейкомпании с помощью комплексного пакета
решений, ознакомьтесь с интерактивным
обзором http://ivacademy.ru/ru
Free, eBooks, Best Sellers | Book Store Online : Buy Books Online at Best Prices
